Filo kiralama, işletmelerin ihtiyaç duyduğu araçları satın almak yerine belirli bir süre ve kilometre planı kapsamında kullanmasına imkân veren kurumsal bir araç çözümüdür. Şirketler bu model sayesinde binek veya ticari araç ihtiyaçlarını daha planlı şekilde karşılayabilir, araç alım-satım süreçlerinin operasyonel yükünü azaltabilir.
Kahramanmaraş’ta filo kiralama hizmeti almak isteyen işletmeler için araç sayısı, kullanım amacı, tahmini kilometre, kiralama süresi ve çalışanların ihtiyaçları birlikte değerlendirilir. Bu bilgiler doğrultusunda şirkete uygun bir araç filosu ve ödeme planı oluşturulabilir.
Filo kiralama, bir veya birden fazla aracın işletmeye belirli bir sözleşme süresi boyunca tahsis edilmesidir. Kiralama bedeli; araçların marka ve modeli, araç sayısı, sözleşme süresi, toplam kilometre, sigorta kapsamı ve sunulan ek hizmetler gibi unsurlara göre belirlenir.
Satın alma modelinde şirket, araçların ediniminden sonraki bakım, sigorta, vergi, muayene, değer kaybı ve satış süreciyle de ilgilenir. Filo kiralama modelinde ise bu işlemlerin önemli bir bölümü, sözleşmede belirlenen kapsam doğrultusunda kiralama firması tarafından yönetilebilir.
Filo kiralama; saha ekipleri, satış personeli, teknik servis çalışanları, yönetici araçları, dağıtım operasyonları ve geçici proje ekipleri için uygulanabilir. İhtiyaca göre ekonomik binek araçlar, konforlu modeller veya ticari araçlar tercih edilebilir.
Filo kiralama yalnızca büyük şirketler için değil, araç ihtiyacını düzenli ve kontrollü biçimde yönetmek isteyen farklı ölçekteki işletmeler için de değerlendirilebilir. Araç sayısı az olan işletmeler de birkaç araçlık bir filo planı oluşturabilir.
Bu hizmet özellikle aşağıdaki işletmeler için uygun olabilir:
Filo planı hazırlanırken her departman için aynı araç modelinin seçilmesi zorunlu değildir. Şehir içi kullanım için ekonomik modeller, uzun yol yapan ekipler için konforlu araçlar ve yük taşıyan operasyonlar için ticari araçlar birlikte planlanabilir.
Filo kiralama süreci, şirketin araç ihtiyacının belirlenmesiyle başlar. Öncelikle kaç araca ihtiyaç olduğu, araçların hangi departmanlarda kullanılacağı, tahmini aylık veya toplam kilometre ve planlanan kiralama süresi netleştirilir.
Daha sonra uygun marka, model ve araç sınıfları değerlendirilir. Kiralama firması, şirket bilgileri ve talep edilen filo planı üzerinden araç bulunurluğu ile birlikte fiyat çalışması hazırlar. Kurumsal başvurularda şirketin finansal durumu ve ödeme kapasitesi de değerlendirme sürecinin parçası olabilir.
Teklifin kabul edilmesinin ardından gerekli belgeler teslim edilir. Başvuru onaylandığında sözleşme imzalanır, ödeme ve teminat koşulları tamamlanır, araçlar ekspertiz veya teslim tutanağı ile işletmeye teslim edilir.
| Filo kiralama aşaması | Yapılan işlem |
| İhtiyaç analizi | Araç sayısı, kullanım amacı, süre ve kilometre belirlenir. |
| Araç seçimi | Binek veya ticari araç sınıfları ve modeller karşılaştırılır. |
| Teklif çalışması | Kiralama süresi ve hizmet kapsamına göre fiyat hazırlanır. |
| Kurumsal değerlendirme | Şirket belgeleri ve ödeme koşulları incelenir. |
| Sözleşme | Kilometre, bakım, sigorta, teslim ve iade şartları belirlenir. |
| Teslimat | Araçların mevcut durumu kayıt altına alınarak teslim gerçekleştirilir. |
Kurumsal filo kiralamada firmadan bazı şirket ve finans belgeleri istenebilir. Belgelerin amacı, başvuru yapan işletmenin ticari ve mali bilgilerinin doğrulanmasıdır. Talep edilecek evraklar kiralama şirketinin prosedürüne ve filo büyüklüğüne göre değişebilir.
Genellikle talep edilebilecek belgeler şunlardır:
Başvuru öncesinde belgelerin güncel tarihli olup olmadığını kontrol etmeniz sürecin daha hızlı ilerlemesine yardımcı olur. Kesin belge listesi ve değerlendirme şartları için kiralama firmasından güncel bilgi alınmalıdır.
Filo kiralama, işletmelerin araç ihtiyaçlarını yüksek tutarlı tek seferlik satın alma maliyeti yerine sözleşmeye bağlı düzenli ödemelerle yönetmesine yardımcı olabilir. Bu yapı, şirketin nakit akışını ve yatırım planını daha öngörülebilir hale getirebilir.
Araçların bakım, servis, sigorta, kasko veya muayene işlemlerinin kim tarafından yürütüleceği sözleşmede belirtilir. Bu hizmetler kiralama kapsamına dahil edildiğinde, işletmenin araçlarla ilgili takip yükü azalabilir.
Filo kiralamanın öne çıkan avantajları şunlardır:
Vergi, gider yazma, bilanço ve finansal raporlama uygulamaları şirketin yapısına ve güncel mevzuata göre değişebilir. Bu nedenle filo kiralama bedellerinin muhasebe kayıtlarına nasıl alınacağı konusunda mali müşavirinizden görüş almanız gerekir.
Bir filonun toplam maliyeti yalnızca aylık kira bedelinden oluşmaz. Yakıt tüketimi, periyodik bakım, lastik kullanımı, arıza süresi, sigorta kapsamı ve araçların operasyon dışı kalma süresi de dikkate alınmalıdır.
Filo kiralama sözleşmesine bakım ve servis hizmetleri dahilse, bakım tarihleri ve servis prosedürü önceden öğrenilmelidir. Araçta arıza meydana geldiğinde hangi iletişim kanallarının kullanılacağı, onarım için ön onay gerekip gerekmediği ve ikame araç şartları açıkça belirlenmelidir.
Kiralama firması tarafından sunulabilen hizmetler arasında şu başlıklar bulunabilir:
Bu hizmetlerin tamamı her filo paketinde otomatik olarak yer almayabilir. Teklif karşılaştırması yaparken hizmet kapsamını kalem kalem kontrol etmek önemlidir.
Filo kiralama fiyatı, her işletme için aynı şekilde hesaplanmaz. Araçların marka ve modeli, araç sayısı, kiralama süresi, yıllık veya toplam kilometre, teslim lokasyonu ve ek hizmetler fiyat çalışmasının temel unsurlarıdır.
Yakıt tüketimi de işletmenin toplam kullanım maliyetinde önemli bir yere sahiptir. Bu nedenle yalnızca aylık kira bedelini değil, araçların tahmini yakıt giderini de hesaplamanız gerekir. Çok kilometre yapan ekiplerde yakıt verimliliği, düşük kira fiyatından daha belirleyici olabilir.
Teklifleri karşılaştırırken aşağıdaki başlıkları birlikte inceleyin:
| Maliyet veya koşul | Kontrol edilmesi gereken nokta |
| Aylık kira bedeli | Vergi ve ek hizmetlerin dahil olup olmadığı |
| Kilometre limiti | Aşım bedelinin nasıl hesaplandığı |
| Yakıt tüketimi | Aracın kullanım şekline uygun olup olmadığı |
| Sigorta ve kasko | Teminatlar, muafiyetler ve hasar sorumluluğu |
| Bakım ve servis | Sorumluluğun hangi tarafa ait olduğu |
| İkame araç | Hangi durumlarda ve ne kadar sürede sağlandığı |
| Erken iade veya değişiklik | Sözleşme değişikliğinde uygulanacak koşullar |
Sözleşme, filo kiralamanın kapsamını ve tarafların sorumluluklarını belirleyen temel belgedir. İmzadan önce araç sayısı, model bilgileri, sözleşme süresi, kilometre sınırı ve aylık ödeme planı kontrol edilmelidir.
Sigorta ve kasko kapsamı, hasar halinde uygulanacak muafiyet, kullanıcı hatalarının değerlendirilmesi ve kaza prosedürü ayrıca incelenmelidir. Aracı kullanacak çalışanların tanımlanması, ek sürücü koşulları ve araçların şehir dışı veya yurt dışı kullanım şartları da sözleşmede yer alabilir.
Aşağıdaki maddelerin yazılı olarak açıklanması önemlidir:
Araçlar teslim alınırken her aracın mevcut durumu ayrı ayrı incelenmelidir. Kaporta, tampon, jant, cam, ayna ve iç kabinde bulunan çizik veya hasarlar teslim tutanağına ve varsa ekspertiz raporuna işlenmelidir.
Yakıt seviyesi, kilometre bilgisi, lastik durumu ve araç ekipmanları da kontrol edilmelidir. Hasarların ve gösterge bilgilerinin fotoğraflanması, araçların iade sürecinde karşılaştırma yapılabilmesi açısından faydalıdır.
Filo sorumlusu, araçları kullanacak çalışanlara teslim prosedürü, kaza halinde aranacak numaralar ve bakım randevuları hakkında bilgi vermelidir. Böylece araçların farklı kişiler tarafından kullanıldığı operasyonlarda kayıt ve takip düzeni korunabilir.
Kahramanmaraş’ta filo kiralama hizmeti arayan işletmeler, araç ihtiyaçlarını merkez ofis, Kahramanmaraş Havalimanı veya otogar gibi teslim noktaları üzerinden planlayabilir. Filo büyüklüğüne ve kullanım amacına göre ekonomik araçlar, konforlu binek modeller veya ticari araçlar için teklif alınabilir.
Tayfun Oto Kiralama ile iletişime geçerken araç sayısını, kullanım süresini, tahmini kilometreyi ve tercih edilen araç sınıfını paylaşmanız, işletmenize uygun bir çalışma hazırlanmasını kolaylaştırır. Güncel araç bulunurluğu, teslim seçenekleri, sigorta kapsamı ve sözleşme şartları teklif aşamasında teyit edilmelidir.
Filo kiralama için sabit bir araç sayısı bulunmayabilir. İşletmenin ihtiyacına göre birkaç araçlık küçük bir filo veya daha geniş bir araç grubu planlanabilir. Uygulanacak minimum araç sayısı kiralama firmasının politikasına göre değişir.
Bakım ve servis sorumluluğu sözleşmede belirtilen hizmet kapsamına göre belirlenir. Teklif alırken periyodik bakım, arıza, lastik ve muayene işlemlerinin hangi tarafa ait olduğunu mutlaka öğrenmelisiniz.
Filo sözleşmelerinde araç başına veya tüm filo için kilometre planı uygulanabilir. Tahmini kullanımınızı doğru bildirmeniz, ek kilometre maliyetlerinin ve yanlış araç seçiminin önüne geçer.
İkame araç hizmeti, kiralama paketine ve sözleşme koşullarına bağlıdır. Kaza, arıza, hırsızlık veya uzun süren bakım gibi durumlarda hangi şartlarla ikame araç sağlanacağını önceden kontrol etmelisiniz.
Kiralama bedellerinin muhasebe ve vergi uygulamalarındaki değerlendirmesi şirketin yapısına, araçların kullanımına ve güncel mevzuata göre değişebilir. Bu konuda mali müşavirinizden veya yetkili finans danışmanınızdan görüş almalısınız.
Bu karar; şirketin nakit akışına, kullanım süresine, kilometre ihtiyacına, bakım yönetimine ve araçları elde tutma planına bağlıdır. Her iki seçeneğin toplam maliyeti karşılaştırılarak karar verilmelidir.
